Datamigraatio - avain onnistuneeseen CRM-käyttöönottoon

Ei ole mikään salaisuus, että asiakkaat ovat yrityksen arvokkain voimavara. Jos ei olisi asiakkaita ei olisi tuloja eikä siten myöskään liiketoimintaa. Asiakkaisiin liittyvien tietojen hallinta voi kuitenkin olla toisinaan haasteellista. Jos asiakkaita olisi vain muutama, ei tehtävä olisi vaikea. Kun asiakkaiden lukumäärä kerrotaan kymmenillä, sadoilla tai tuhansilla, tulee prosessista yhä monimutkaisempi.

Hallitakseen asiakasdataa tehokkaasti, yritykset käyttävät CRM-järjestelmää. Järjestelmä pitää kaikki asiakastiedot yhdessä paikassa ja sen avulla kaikkea asiakasdataa sekä asiakkaiden kanssa käytyä vuorovaikutusta voidaan hallita yhdellä alustalla. Hyvä CRM-järjestelmlä on elintärkeä yrityksille, joissa asiakasdataa halutaan järjestelmällisesti ylläpitää.

Joskus yrityksen on siirrettävä asiakastiedot uuteen järjestelmään. Tämä voi johtua monista syistä. Vanha CRM ei ehkä enää vastaa riittävän hyvin yrityksen tarpeisiin. Voi myös olla, että on löytynyt uusi järjestelmä, joka tarjoaa enemmän arvoa ja ominaisuuksia. Nykyisin tarve tietojen siirrolle on melko yleinen yritysten siirtäessä CRM:nsä on-site -ratkaisusta pilvipohjaiseen ratkaisuun osana digitaalista muutosstrategiaa.

Syystä riippumatta, kun muutos tapahtuu, on CRM-tietojen siirto tarpeen. Mutta mitä kaikkea CRM-tietojen migraatio pitää sisällään ja miten se toimii? Tämä artikkeli tarkastelee prosessia tarkemmin.

Mikä datamigraatio?

Yksinkertaistettuna datamigraatiolla tai CRM-tiedonsiirrolla tarkoitetaan datan siirtämistä CRM-järjestelmästä toiseen. Tämä saattaa kuulostaa helpolta toimenpiteeltä, mutta todellisuudessa kyseessä on haastava ja monimutkainen prosessi. Prosessi, joka vaatii paljon strategista suunnittelua sujuakseen mahdollisimman sulavasti.

Mitä asioita yritysten sitten tulisi ottaa huomioon datan migroinnin yhteydessä?

Tiedä, missä dataa hyödynnetään

Usein yksi ensimmäisistä vaiheista, joka yritysten on toteutettava tiedonsiirtoprosessissa, on tarkastella vanhan järjestelmän käyttötapauksia. Toisin sanoen, on tunnettava nykyiset toiminnot, joiden avulla käyttäjät ovat tottuneet käyttämään ja hallinnoimaan tietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi integroitu sähköposti, erilaiset automaatiot ja nykyisen järjestelmän käyttöliittymä.

Uudessa järjestelmässä ei välttämättä ole kaikkia vanhan järjestelmän toimintoja. Saattaa myös olla, että tutut toiminnot on uudessa järjestelmässä toteutettu eri tavalla. Joka tapauksessa, tulisi järjestelmiä vertaillen tarkastella siitä näkökulmasta, että vanhat, yritykselle tärkeät toiminnot saadaan toteutettua myös uudessa järjestelmässä. Käyttötapausten tarkastelu luo tiedonsiirtoprosessin perustan ja on tärkeä tekijä järjestelmän tietojen kartoituksessa. Tämän prosessin avulla myös tunnistetaan alueet, joilla uuden järjestelmän räätälöinti voi olla tarpeen, jotta se vastaisi liiketoiminnan tarpeita ja vaatimuksia.

Viesti muutoksesta

Asia, joka yrityksen johdossa on ymmärrettävä uuden CRM-järjestelmän käyttöönottoon liittyen, on se, että yrityksen työntekijät ovat todennäköisesti käyttäneet vanhaa järjestelmää jo jonkin aikaa ja tottuneet siihen. Tämän vuoksi voi olla haastavaa saada ihmiset vakuuttumaan tarpeesta siirtyä uuteen järjestelmään. Käyttäjät ovat luultavasti tottuneet vanhan järjestelmän toimintalogiikkaan ja työnkulkuihin. Siksi on valmisteltava kaikki organisaation jäsenet asianmukaisesti uutta järjestelmää varten.

Jos käyttäjät eivät ole valmiita uuden järjestelmän käyttöönottoon, voivat tuottavuus ja tehokkuus laskea. Tai vielä pahempaa, voi tällainen tilanne johtaa jopa järjestelmän alempaan hyväksymisasteeseen tai sen täydelliseen hylkäämiseen. Siksi on varmistettava, että kaikki ovat täysin tietoisia uuden järjestelmän käyttöönotosta ja että työntekijät saavat koulutusta hyvissä ajoin.

Ymmärrä CRM-järjestelmien rakenteelliset erot

Seuraava vaihe prosessissa on määritellä tietoelementit, jotka on siirrettävä uuteen järjestelmään. Tämä on tärkeää, koska kaikkia tietoja ei välttämättä tarvitse siirtää uuteen CRM:ään. Kun tietoelementit on määritelty, tulee kartoittaa vanhan ja uuden CRM:n rakenteelliset erot. Toisin sanoen tulisi verrata, miten tieto on rakennettu uudessa järjestelmässä vanhaan verrattuna. Esimerkiksi osa vanhoista tiedoista voi olla tallennettu eri tyyppisiin kenttiin kuin uudessa järjestelmässä, ja osalle vanhan CRM:n tiedoista on uuteen järjstelmään ehkä lisättävä uusia asiakaskohtaisia kenttiä.

Toinen asia, joka kannattaa pitää mielessä on liitteiden siirtäminen. Asiakastiedoissa saattaa olla suuriakin määriä erilaisia liitteitä. On siis tarpeen miettiä, miten nämä sovitetaan uuteen järjestelmään.Tietorakenne on olennainen osa migraatioprosessia. Jos yritys onnistuu sovittamaan tietorakenteensa uuteen CRM:ään, on jo luotu perusta onnistuneelle tiedonsiirrolle.

Tietojen laatu

Kun on verrattu uusia ja vanhoja CRM-tietorakenteita, on tarpeen tehdä tietojen laadun arviointi. Yksinkertaisesti sanottuna tämä prosessi edellyttää vanhojen tietojen analysointia - yritysten kannalta tärkeimpien tietojen säilyttämistä ja niiden tietojen poistamista, joita ei enää käytetä.

Usein tämän prosessin aikana muokataan vanhasta järjestelmästä puuttuvaa tietoa, poistetaan päällekkäiset tietueet ja korjataan epäjohdonmukaiset tiedot. Näin uuteen järjestelmään viedään vain laadukasta tietoa. Migroitavan tiedon laatuun tulisi kiinnittää erityistä huomiota, sillä uusi järjestelmä on vain niin hyvä, kuin sinne viety data.

Data mapping

Edellä mainittujen vaiheiden jälkeen on selvillä, mitkä tiedot on siirrettävä, ja migraatiota varten on rajattu laadukas datajoukko. Prosessin seuraava vaihe on data mapping, jolla tarkoitetaan datan tarkastamista ja kartoittamista uuden ja vanhan CRM-järjestelmän välillä. Käytännössä siis varmistetaan, että vanhassa järjestelmässä oleva tieto kulkeutuu oikeisiin, kyseistä tietoa vastaaviin kenttiin myös uudessa CRM-järjestelmässä. Tämä on yksi prosessin tärkeimmistä, mutta myös monimutkaisimmista vaiheista.

Miksi datan tarkastaminen sitten on olennaista? Otetaan esimerkiksi tapaus, jossa asiakas on ottanut yhteyttä yritykseen markkinointikampanjan kautta ja asiakassuhteen edetessä hänet on siirretty "potentiaaliset asiakkaat" -ryhmästä "kanta-asiakas" -ryhmään. Vanhassa CRM-järjestelmässä asiakas kuuluu siis tiettyyn ryhmään, jossa hänen tulisi pysyä myös uuteen järjestelmään siirryttäessä. Tämä tieto asiakkuuden tilasta tulee tarkasti migroida uuteen CRM-järjestelmään. Asiakkuuden tilan lisäksi myös muu kyseiseen asiakkaaseen liitettävä informaatio, kuten asiakaspalvelun tiketit ja sähköpostiviestintä tulee siirtää uuteen järjestelmään. Tämänkaltainen datan kartoitus on tehtävä erikseen jokaisen asiakkaan kohdalla.

On tärkeää siirtää kaikki tiedot tarkasti ja johdonmukaisesti oikeisiin kenttiin uudessa CRM:ssä ja varmistua siitä, että kaikki asiaan liittyvät lisätiedot siirretään myös. Kaikelle vanhassa CRM-järjestelmässä olevalle datalle tulisi löytyä vastaava kenttä myös uudessa CRM-järjestelmässä. Mikäli näin ei ole, kehitetään data mappingin aikana tällaiselle datalle uudessa järjestelmässä uusi kenttä tai se sijoitetaan poikkeuksellisesti eri tavoin kuin vanhassa järjestelmässä.

Tietojen siirtäminen

Kun tietojen kartoitus on valmis, tiimit voivat aloittaa siirtoprosessin. Tämä ei yleensä kuitenkaan tarkoita vain yhtä yksinkertaista kertasiirtoa. Siirto avaa oven useille riskeille ja lisää tietojen menetysmahdollisuutta prosessissa. Ennen tietojen siirtämistä kannattaakin suorittaa joitain valmisteluita. Ensinnäkin, kaikki tiedot tulisi varmuuskopioida. Usein yrityksissä ajatellaan, että kun migraatio on suunniteltu hyvin, ei ongelmia takuuvarmasti tule - ja tämä on virhe. Riski tietojen menetyksestä on aina olemassa, mutta varmuuskopioimalla se voidaan eliminoida.

Seuraava vaihe on suorittaa tietojen siirron testaus. Tämän vaiheen aikana testataan pienellä datamäärällä, että kaikki kentät täyttyvät oikeanlaisella datalla eikä mitään informaatiota jää puuttumaan. Mikäli jotain menee pieleen testauksen aikana, voidaan ongelmat tunnistaa ja korjata ennen kuin kaikki tiedot siirretään. Lopulta, kun nämä vaiheet on tehty, voidaan edetä kaikkien tietojen siirtoon. Tietojen siirto on suositeltavaa tehdä sellaisena aikana, jona migraatio aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriöitä yrityksen prosesseissa. Näin estetään myös järjestelmäkatkoista johtuvat tulonmenetykset.

Siirretyn tiedon tarkastaminen

Kun CRM-tiedot ovat uudessa järjestelmässä, on tarpeen tarkastaa, että kaikki tiedot on siirretty oikein. Koska tiedonsiirtoon liittyy usein merkittäviä määriä tietoja, on välttämätöntä tietää, onnistuiko prosessi. Tarkastusvaiheessa myös loppukäyttäjät antavat tavallisesti palautetta, jonka perusteella voidaan vielä tehdä korjauksia dataan uudessa CRM-järjestelmässä.

Virheet tiedonsiirtoprosessista voivat johtua useista syistä: huonolaatuisista tiedoista tai virheestä kartoitusprosessin aikana. Tarkastusvaiheen aikana tunnistetaan ongelmat ja korjataan ne.

Lopuksi

Vaikka CRM-tietojen siirtoprosessi voi olla monimutkainen, siitä voidaan tehdä virtaviivaisempi tekemällä tarvittava strateginen suunnittelu ja varmistamalla, että vain laadukasta tietoa siirretään uuteen järjestelmään. Toivottavasti tämä artikkeli auttoi havainnollistamaan vaiheet, jotka ovat tarpeen onnistuneen tiedonsiirron - ja viime kädessä onnistuneen CRM-projektin varmistamiseksi.

Haluatko tietää lisää datamigraatioista tai CRM-projekteista ylipäätään? Tutustu tuoreeseen oppaaseemme, jossa käsittelemme yksityiskohtaisesti onnistuneen CRM-projektin piirteitä ja vaiheita. Opas tarjoaa käytännönläheisiä vinkkejä siitä, mitä asioita sinun tulisi ottaa huomioon ennen projektia ja sen aikana. Lataa opas oheisen painikkeen kautta!