Pörssiyhtiön ketterä CRM-käyttöönotto ja asiakaskannan datamigraatio

Efecten järjestelmäuudistuksen tavoitteena oli digitalisoida ja automatisoida asiakkaan palvelupolku markkinoinnista tukeen. Kaksio Labs valikoitui Efecten HubSpot CRM-käyttöönotto- ja migraatiokumppaniksi.

Selkeämpi näkyvyys asiakkaan elinkaaren läpi

Pörssiyhtiö Efecte on kansainvälisesti kasvava SaaS-talo, joka tarjoaa eurooppalaisen vaihtoehdon organisaatioiden palveluprosessien digitalisointiin ja automatisointiin. Yhtiö on lähtenyt kehittämään myynnin, markkinoinnin ja asiakashallinnan prosesseja niin, että ne tukevat parhaalla mahdollisella tavalla kasvua ja asiakkaiden palvelukokemusta. Yrityksen COO, Steffan Schumacher, haluaa panostaa erityisesti myynnin ja markkinoinnin prosessien digitalisointiin ja tehokkuuden parantamiseen.

Ensimmäisenä vuorossa oli myynnin ja markkinoinnin järjestelmien yhtenäistäminen ja prosessien siirtäminen yhteiseen ympäristöön. ”Rakennamme myynti- ja markkinointiorganisaatiota, joka pelaa mahdollisimman tehokkaasti yhteen. Kartoitimme käytössämme olevat työkalut ja totesimme, että entinen paletti ei palvele tavoitteitamme. Ongelmamme oli asiakastiedon hajautuminen kahden eri järjestelmän välille. Tahdomme mahdollistaa tiimien työskentelyn samassa prosessissa ja helpottaa sekä tiimien välistä vastuutusta että läpinäkyvyyttä. Kun tutustuimme markkinoilla oleviin vaihtoehtoihin, totesimme HubSpotin tarjoavan meille tarvitsemamme. Etuna tietysti oli myös se, että osa markkinointitiimimme oli jo tottunut sen käyttöön,” Schumacher toteaa.

Edessä oli myynnin prosessien siirtäminen HubSpotiin sekä kahden eri järjestelmän datan yhtenäistäminen migraation avulla. Efecte valitsi HubSpot CRM-käyttöönottokumppanikseen Kaksio Labsin, jolla oli teknisiä valmiuksia täsmällisen datamigraation toteuttamiseen sekä liiketoimintalähtöinen ymmärrys myynnin prosesseista: 

”Kaksiolaisten asiantuntemus teknologiaratkaisuista, joustavuus ja ratkaisuhakuisuus tekivät vaikutuksen. Toteutettu kokonaisuus oli hyvin tekninen projekti, toimeksianto ja aikataulut tiukkoja. Saimme juuri sen, mitä tilasimme. Nyt meillä on käytössämme aina ajantasainen, yhtenäinen asiakastieto koko asiakkaan ostopolun osalta.”

Teknisesti vaativa käyttöönotto nopealla aikataululla

Tekninen migraatio Pipedrivestä HubSpotiin toteutettiin nopealla aikataululla. Kaksio myös koulutti Efecten myynnin käyttämään HubSpotin työkaluja.

Kaksion toteuttaman migraation avulla Efecten asiakastietokannat yhdistettiin ja asiakas-, kontakti- sekä myyntihanketiedot siirrettiin HubSpotiin. Duplikaatit järjestelmien välillä tunnistettiin. Se tehtii määrittelemällä yhteneväisten attribuuttien kautta, milloin HubSpotiin luodaan uudet tietueet ja milloin vain rikastetaan siellä jo olevan tietueen tietoja. Näin varmistettiin, että HubSpotissa oleva asiakasdata vain ajantasaistetaan tuomatta sinne turhia kaksoiskappaleita. Usein asiakas vastaa lähtöjärjestelmän datan tarjoamisesta, mutta tässä tapauksessa Kaksion tekninen tiimi suoritti migraation kokonaispalveluna ja migraatio toteutettiinkin Efectelle avaimet käteen -projektina.

Kaikkiaan migraation toteuttamiseen meni noin kuusi viikkoa. Intensiivinen tietojen migraatio kesti nelisen päivää. Pipedriven käyttö lopetettiin kaksi päivää ennen HubSpotin aktiivista käyttöönottoa: näin migraation aikana vanhaan järjestelmään ei kertynyt uutta tietoa, jota olisi pitänyt tuoda erikseen HubSpotiin. Kahden rinnakkaisen asiakastietueen integroiminen toi haastetta migraatioprosessiin, mutta projekti saatiin valmiiksi sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

”Olemme itse joustava ja ketterä eurooppalainen vaihtoehto, ja siksi tahdoimme kumppaniksemme samanlaisen”, Schumacher kertoo. ”Tahdoimme joustavan tiimin, jonka osaamiseen voimme luottaa ja joka toimittaa, mitä lupaa. Projektin aikana kommunikaatio toimi hyvin ja pystyimme yhdessä viemään projektin budjetissa maaliin. Projektin aikana Kaksion tiimi oli aina tavoitettavissa ja esille nousseisiin yllättäviin tilanteisiin Kaksiolaiset reagoivat hyvin joustavasti ja asiakasta ymmärtäen. Kaksio Labs varmisti, että saimme projektin päätökseen haluamassamme aikataulussa,” Schumacher kertaa.

Yhteistyö jatkuu

Yhteistyö Efecten ja Kaksio Labsin välillä jatkuu. Kuukauden mittaiset yhteiset sprintit parantavat HubSpotin käyttöönottoa. Samalla Efecte keskittyy organisaation muutosjohtamiseen sisäisesti.

 ”Kaksio on loistava kumppani yritykselle, joka haluaa saavuttaa nopeasti lisäarvoa ja tuloksia. Kun haluat luotettavan kumppanin, jolla on teknistä ja liiketoiminnallista osaamista, Kaksio Labs on erinomainen valinta.” Schumacher päättää.