Paranna sähköpostiesi toimitetta­vuutta ja luotettavuutta näiden vinkkien avulla

Olet vääntänyt pitkää päivää uutiskirjeen parissa ja huolehtinut, että jokainen ilmoitettava asia on lisätty viestiin. Graafikkosi on varmistanut, että sähköposti on visuaalisesti mahtava. HTML-koodi on tarkistettu epämääräisyyksien varalta. Olet varma, että tällä lähetyksellä saat uusia konversioita. Painettuasi “lähetä” -painiketta, huomaat kuitenkin heti ongelmia. Sähköpostisi eivät mene perille ja jotkin virheilmoitukset kertovat sähköpostiesi olevan blokattuja. Jotain on pahasti vialla.

Onneksi useat tällaiseen tilanteeseen johtavista syistä ovat helposti korjattavissa - jopa ilman IT-osastosi apua. Sähköpostien toimitettavuus koostuu useista eri tekijöistä, joita esittelemme tässä postauksessa. Näiden vinkkien avulla voit parantaa sähköpostiesi toimitettavuutta sekä lähetysosoitteesi luotettavuutta.

1. Käytä eri lähetysosoitteita (matala vaikutus, nopea vaikutusaika)

Helpoin korjaus on asettaa sähköposteille erilliset lähetysosoitteet. Usein markkinointisähköpostit lähetetään samasta osoitteesta kuin muut asiakkuuksiin liittyvät sähköpostit. Tämän vuoksi osoite saatetaan leimata roskapostin lähteeksi ja tärkeät tilausvahvistukset tai vastaavat ilmoitukset jäävät tällöin matkalle. Parempi tapa on käyttää viestinnän luonnetta kuvaavia sähköpostiosoitteita, kuten myynti@yhtionosoite, uutiskirje@yhtionosoite tai laskutus@yhtionosoite. Varmista kuitenkin, että nämä ovat oikeita sähköpostiosoitteita, sillä jos (automaatti-)vastaukset eivät mene perille, voi tällä olla vaikutus domainin luotettavuuteen.

Jotkin organisaatiot saattavat suodattaa viestejä pelkästään osoitteiden perusteella, joten markkinointi@yhtio -osoite voi olla suodatuslistalla jo oletusarvoisesti. Viestin toimitettavuuteen vaikuttaa myös “Lähettäjä”-nimikenttä. Jos lähettäjän nimi ja osoite eivät vastaa toisiaan, voi sekin johtaa roskapostisuodattimen aktivoitumiseen. Sama pätee myös “no-reply”-osoitteisiin. Nämä liitetään useasti markkinointiosoitteisiin ja voidaan suodattaa tai käsitellä alemman prioriteetin viestinä.

2. Tarkista yhteystietokanta (matala vaikutus, pitkä vaikutusaika)

Yleinen syy huonoihin toimitettavuuslukemiin löytyy yhteystietokannasta. Siivoamalla dataa säännöllisesti pidät huolen siitä, että posti kulkeutuu niille, joita se oikeasti kiinnostaa. Näiden vinkkien avulla voit siivota tietokantasi:

1. Jos vastaanottajissa on käyttäjiä, jotka on merkitty ns. “hard bounceiksi”, kannattaa ne poistaa listoilta. Tarkista ennen tätä, mikä on lähetyksen epäonnistumisen syy. Yleisesti tämä voi johtua siitä, että sähköpostilaatikko on poistettu käytöstä tai osoite on väärä. Näihin sähköposteihin jatkuva lähettäminen vaikuttaa negatiivisesti domainisi lähettäjämaineeseen.
2. Tarkista myös “soft bounce” -yhteystiedot. Nämä yleensä johtuvat virheellisistä asetuksista lähetyksissäsi. Esimerkiksi SMTP-asetukset tai puutteelliset turvatoimet voivat johtaa “soft bounceen”. Katso lisätietoja tämän listauksen kohdasta 4.
3. Luo lista epäaktiivisten yhteystietojen pohjalta. Kun sähköposteja lähettää, kertyy järjestelmiin tietoja siitä ketkä avaavat ja klikkaavat sähköpostejasi. Jotkin käyttäjät eivät huomioi postejasi ollenkaan ja näille jatkuva sähköpostitus voi johtaa roskapostiestolistalle joutumiseen. Epäaktiivisten yhteystietojen listalla voi suodattaa nämä käyttäjät sähköpostikampanjoista ja HubSpot pitää huolen siitä, ettei viesti lähde lainkaan matkaan.

1. Jos haluat oletusarvoisesti olla lähettämättä epäaktiivisille yhteistiedoille, voit myös kytkeä asetuksista “Don’t send to unengaged contacts” -vaihtoehdon päälle. Tällöin epäaktiiviset yhteystiedot eivät saa viestejä, mutta joudut erikseen lisäämään nämä vastaanottajat lähettäjäjonoon jos haluat lähettää heille jotain.

3. Suorita automaattinen spämmitarkistus (keskivahva vaikutus, diagnostinen toimenpide)

Yksi vaihtoehto on suorittaa diagnostiikkaa sähköposteihisi. Verkosta löytyvät sähköpostin testaustyökalut antavat yksinkertaista infoa siitä, miten sähköpostisi suoriutuvat. Näiden työkalujen avulla voidaan tutkia jokainen yksityiskohta sähköpostistasi ja löytää uusia kehityskohteita. Tässä vinkit, miten testata sähköpostisi:

1. Ensimmäiseksi tarvitaan lähetettävä sähköposti. Luo sähköposti markkinointityökalussasi tai kloonaa olemassa oleva viesti. Kannattaa joka tapauksessa käyttää testissä sähköpostiviestiä, joka on lähellä tavallisesti lähettämiäsi viestejä. Älä käytä testisähköpostiominaisuuksia, joita työkaluista löytyy. Nämä eivät lähetä täysin samanlaisia sähköposteja, mitä tavallinen lähetys tekisi. Ole myös tarkkana, ettet lähetä testimielessä liian montaa sähköpostia, sillä tällä voi olla vaikutus lähetysluotettavuuteen.

• Käytä työkalua, kuten osoitteesta https://www.mail- tester.com/ löytyvää palvelua sähköpostisi testaamiseen. Nämä palvelut tarjoavat kertakäyttöisen sähköpostiosoitteen, johon lähettää viesti. Kun olet luonut yhteystiedon sähköpostityökaluun, lähetä viestisi työkalun antamaan osoitteeseen ja katso tulokset sivuilta.

1. Kun viesti saapuu perille, testaustyökalu suorittaa testit. Osa-alueet, joita työkalu tarkastelee ovat sähköpostin asettelu, DNS-asetukset ja sähköpostitilauksen hallintalinkkien löydettävyys.
2. Kun testit ovat valmiita, näet tulokset. Jos jokin epäonnistuu, työkalu ilmoittaa välittömästi miten korjata asia. Nämä ovat automaattisia testejä, joten kannattaa myös tutustua virheiden juurisyihin ennen korjaamista.

4. Tarkista portaaliasetukset (keskisuuri vaikutus, nopea vaikutusaika)

Avaintyökalu sähköpostiliikenteen sujuvuuteen löytyy HubSpot-portaalista. Oikein konfiguroidusta portaalista löytyy kaikki tarvittava markkinointiviestien sujuvaan kulkemiseen. 

1. Varmista, että oikeat domainit ovat käytössä sähköpostituksessa. Nämä voidaan tarkastaa asetuspaneelista. HubSpotin domainiasetusten hallinta on helppoa ja suoraviivaista. Prosessin aikana saattaa nousta tarve nimipalvelimen asetusten muuttamiselle. Alidomaineja ei kannata käyttää lähetykseen, jos suinkin mahdollista.
2. Tarkista SMTP-asetukset (jos tarve). Jos käytössä on HubSpotin ulkopuolinen lähetyspalvelin, täytyy se konfiguroida HubSpotissa. Virheelliset SMTP-asetukset aiheuttavat ongelmia sähköpostiturvallisuudelle ja voivat johtaa sähköpostien bouncaamiseen.

5. Tarkista nimipalvelimen asetukset (korkea vaikutusaika, keskinopea vaikutusaika)

Sähköpostit, jotka lähetetään domainistasi, todistavat vastaanottajalle sinun olevan oikea ja luotettava lähettäjä. Sähköposteja on helppo väärentää, mutta oikeilla nimipalvelinasetuksilla voit varmistaa sähköpostiesi luotettavuuden. DKIM-, SPF- ja DMARC-tietueet nimipalvelimilla vahvistavat sähköpostiesi turvallisuutta ja aitoutta.

• Tarkistaaksesi domainin konfiguroinnin oikeellisuuden, käytä nimipalvelimien tarkastukseen tarkoitettua työkalua. Verkkopalvelut, kuten https://dnschecker.org/, ovat hyviä työkaluja perustarkistuksiin. Ne ilmoittavat, mikäli jokin tietue puuttuu ja voit myös tarkistaa alidomainiesi tiedot.

1. Jos jokin asetuksista puuttuu, kirjaudu nimipalvelimen hallintapaneeliin ja korjaa asetukset siellä. Vaihtoehtoisesti voit tukeutua organisaatiosi teknisiin resursseihin.
2. Jos asetuksia tai tietueita puuttuu, saatat joutua yhdistämään domainisi uudelleen. HubSpotin lisäysprosessin yhteydessä esitellään oikeat asetukset, jotka voidaan lisätä nimipalvelimien tietueisiin.
   
   Esimerkki:
3. (Vapaaehtoinen, mutta suositeltava.) Lisää nimipalvelimille SPF-tietue. Löydät SP -tietueen “Settings” -> “Website” -> “Domain & URLs” polun takaa. SPF-tietue varmentaa sähköpostiesi lähetystiedot.
4. Lisää DMARC-tietue domainillesi. Lisää  TXT-tietue “v=DMARC1; p=none”  alidomainiin _dmarc.YOUR DOMAIN. DMARC-tietue vahvistaa sähköpostiesi SPF- ja DKIM-allekirjoitukset, sekä varmistaa sähköpostien tulevan sallitusta lähteestä. DMARC-tietueet opastavat vastaanottajaa käsittelemään luvattomia ja virheellisiä lähetyksiä.

Sähköpostien toimitettavuus on tärkeää erityisesti viestittäessä laajalle yleisölle, sillä loppujen lopuksi kaikki rakentuu luottamuksen ympärille. Tavoitteenasi on varmasti olla luotettava lähettäjä ja toivommekin, että tässä tekstissä esiteltyjen vinkkien avulla voit vahventaa lähettäjäluotettavuutta ja parantaa sähköpostiviestiesi toimitettavuutta. Mikäli sinulla on kysyttävää sähköpostimarkkinoinnista tai sähköpostien luotettavuuden testaamisesta, voit varata ajan asiantuntijamme kalenterista oheisen linkin kautta - me autamme mielellämme!