ERP-järjestelmän integroiminen HubSpotiin

Tuotannon henkilöresurssien ja myynnin välinen tasapainoilu on tuttua monille asiantuntijaorganisaatioille. Toisin kuin esimerkiksi SaaS-liiketoiminnassa, henkilöresurssit eivät skaalaudu nappia painamalla: tasapainottelu tuotannon kantokyvyn ja myynnin välillä on todellinen haaste. Kasvuun tarvitaan kauppaa ja vaikka kiihtyvä myynti on niin sanottu ”positiivinen ongelma”, on myyntilupausten toteuttaminen ja luvatun palvelun tuottaminen sovitussa aikataulussa keskeinen osa liiketoimintaa. Toisaalta taas liian varovainen myynti vaikuttaa negatiivisesti liiketoiminnan kasvuun ja vapaana makaavat resurssit syövät yrityksen katteita.

HubSpot keskittyy toiminnallisuuksissaan markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun työn tehostamiseen eikä yksinään pysty korvaamaan sitä keskeistä osaa projektinjohdosta ja palveluliiketoiminnasta, jota pyöritetään toiminnanohjausjärjestelmien avulla. Projektien ja asiakkuuksien resurssoinnit, työntekijöiden tuntikirjanpidon ja mahdollisen HR-toiminnallisuuksien toteuttaminen ei ole HubSpotin ydintekemistä. Jopa me HubSpotin asiantuntijatalona haluamme olla tästä täysin rehellisiä. Kuten tiedämme, ehyin kokonaiskuva asiakkaista syntyy, kun data on yhdessä paikassa. Ihanteellisinta on siis tuoda markkinoinnin, myynnin ja tuotannon data osaksi yhtä yhtenäistä prosessia. Myynnin CRM-järjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän integraatiot tehostavat tiimien keskinäistä kommunikointia, resurssien oikea-aikaisuutta ja ennakoitavuutta sekä tuovat myynnille ja markkinoinnille tärkeää tietoa eri tyyppisten asiakkuuksien kannattavuudesta.

Esimerkkinä HubSpot-Severa -integraatio

Visma Severa on projektinhallintajärjestelmä, jossa projekteja, asiakkuuksia ja sisäisiä resursseja hallitaan myynnistä laskutukseen asti. HubSpot-Severa -integraatio nivoo yhteen markkinoinnin, myynnin ja tuotannon prosessit: vaikka tiimit työskentelevät erillisissä järjestelmissä, ovat kaikki ajan tasalla asiakkuuden kokonaiskuvasta. Myynti edistää diilejä myynnin deal pipelinella ja triggeröi resurssivarauksia tuotannolta jo hyvissä ajoin ennen kuin itse kauppa on toteutunut. Tuotannon tiimi seuraa lähitulevaisuudessa olevia, mahdollisesti toteutuvia resurssikiinnityksiä ja pystyy näin ennakoimaan omaa toimintaansa myynnin putken mukaisesti.

Kun kauppa siirretään vahvistetuksi kaupaksi HubSpotin CRM:n deal pipelinella, siirretään se automaattisesti myös projektiksi Severan ympäristöön. Asiantuntijat ja projektitiimit kirjaavat tuntinsa Severaan, jossa ne kohdistuvat tiettyihin asiakkuuksiin ja projekteihin. Projektin päättyessä tieto kertyneistä kustannuksista ja asiakkaalta laskutettavista töistä siirtyy takaisin HubSpotiin, jossa myynti voi tarkastella asiakkuuksien kannattavuutta yhdestä paikasta.

Yhdessä nämä kaksi järjestelmää muodostavat varsin kattavan paketin, jonka avulla hoidetaan myynnin ja markkinoinnin suunnittelu ja raportointi, liidien ja koko sales pipelinen hallinta, projektinhallinta sekä näihin liittyvä laskutus ja kulujen seuranta. Sekä HubSpotilla että Severalla on siis omat, pitkälle kehitetyt vahvuutensa: Severa keskittyy projektinhallintaan ja HubSpot myynnin ja markkinoinnin automatisointiin.

Mitä ottaa huomioon toiminnanohjaus­järjestelmää ja HubSpotia integroitaessa

Tyypillisiä asioita, joita integraation suunnitteluvaiheessa otetaan huomioon, on esimerkiksi missä master dataa (asiakasrekisteriä) ylläpidetään sekä mitä historiadataa ja missä laajuudessa järjestelmien välillä siirretään. Integraatioprojektissa yrityskohtaiset erityistarpeet ja toimintaprosessit selvitetään ja huomioidaan siten, että toteutuksesta saadaan suurin mahdollinen hyöty yrityksen (ja tiimien) tavoitteita ja raportointitarpeita ajatellen.

Valikoi avuksesi kumppani, jolla on eritysosaamista sekä liiketoiminnan prosessien muotoilusta HubSpot-ympäristössä että vahvaa teknistä osaamista HubSpot-rajapinnan ja toiminnanohjausjärjestelmien integroimisessa. Valmiit plug-and-play -integraatiot tarjoavat perustasoisia ratkaisuja, mutta mikäli tähtäimessä on juuri teidän organisaationne tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla palveleva kokonaisuus, on aika kääntyä teknisen HubSpot-integraatiokumppanin puoleen.

Parempaa näkyvyyttä koko asiakkuuden kokonaiskuvaan

Automaatio hoitaa tietojen siirron ja mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin, Integraation avulla vältetään myös virheet, joita helposti seuraa tietojen manuaalisesta siirrosta ja useaan kertaan syöttämisestä. Raportointi helpottuu ja automatisoituu: aika ei enää mene tietojen etsimiseen, yhdistelyyn ja pyörittelyyn, vaan myyntiputken tila on selkeä sekä myynnin ja että tuotannon tiimeille. Myynnin ja markkinoinnin toimien kannattavuuden seuranta selkeytyy ja helpottuu. Integraatio suoraviivaistaa kaiken asiakastiedon käsittelyn näiden kahden järjestelmän välillä, sekä mahdollistaa koko asiakaspolun tuottavuuden vaiheittaisen seurannan.

Integraation avulla myös nopeutetaan tiedon siirtymistä markkinoinnista myyntiin ja päinvastoin: molemmat tiimit näkevät helposti, miten heidän toimensa vaikuttavat asiakkuuden tuottavuuteen. Asiakkuuden hallinnasta tulee sulavalinjainen prosessi liidin tunnistamisen alkumetreiltä laskutukseen asti.

Harkitsetko toiminnanohjausjärjestelmän integroimista HubSpotiin?

Me Kaks.io Labsilla olemme erikoistuneita teknisiin HubSpot-ratkaisuihin, kuten integraatioihin, migraatioihin ja asiakaskohtaisten HubSpot-sovellusten kehittämiseen. Voit käydä tutustumassa kehittämäämme HubSpot-Severa -integraatioon täällä tai avata keskustelun kanssamme muihin toiminnanohjausjärjestelmä-integraatioihin liittyen – autamme mielellämme!