Mitä COO tekee tekoälyn kanssa?

Minulta kysytään usein, mitä COO tekee tekoälyn kanssa. En valitse työkaluja. Etsin kohdat, joissa tiimimme aikaa ja osaamista valuu hukkaan, ja tunnistan ne paikat, joissa tekoäly tuo asiakkaalle eniten arvoa.

Konfigurointiin kuluu 35–40 prosenttia projektiajastamme. Sen ympärillä on paljon käsityötä, joka toistuu projektista toiseen: muistioita, palaverien valmistelua, määrittely-Exceleitä ja koulutusmateriaaleja. Ja koska olemme ihmisiä, laatu voi vaihdella.

Tekoäly ei tee työtä puolestamme. Se tekee tilaa työllemme.

Tällä hetkellä tekoäly tuo meille arvoa kolmella tavalla.

• Aikaa asiakkaan liiketoiminnalle. Kun toistuvaan käsityöhön menee murto-osa entisestä ajasta, meille jää enemmän aikaa siihen, mitä varten asiakkaat meidät palkkaavat: heidän liiketoimintansa ymmärtämiseen ja haastamiseen.
• Tasalaatuisuutta. Muistioille sekä kick-off- ja päätöspalaverien materiaaleille meillä on ollut yhteiset pohjat jo pitkään. Nyt tekoäly kokoaa materiaalin nopeammin ja poimii mukaan sen, mitä asiakkaan kanssa on aiemmin sovittu tapaamisissa, sähköposteissa ja CRM:ssä. Tieto ei jää matkalle, kun asiakas siirtyy tiimiltä toiselle, eikä mikään pääse unohtumaan.
• Parempia lähtökohtia konfiguroinnille. Tekoäly kokoaa työpajoista, sähköposteista ja keskusteluista kertyneen tiedon yhteen ja luonnostelee siitä konfiguraatiosuunnitelman. Kun yksityiskohdat eivät ole yhden ihmisen muistin varassa, virheitä syntyy vähemmän. Konsultti käy suunnitelman läpi, tekee lopulliset ratkaisut ja konfiguroi portaalin sen pohjalta.

Tekoäly ei kuulu kaikkialle. Asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen, oikeiden kysymysten esittäminen, prosesseihin syventyminen ja asiakkaan haastaminen ovat meidän työtämme ja meidän vahvuutemme. Niin on myös lopullinen harkinta.

Helppous ei saa korvata omaa ajattelua

Tekoälyn helppous on myös sen suurin sudenkuoppa. Kun materiaalia syntyy vaivatta, sitä syntyy helposti liikaa. Määrään sokeutuu nopeasti, ja teksti lähtee eteenpäin sellaisenaan. Jokainen on varmasti saanut pöydälleen tekoälypommin: kymmenen sivua tekstiä, josta yhden pointin kaivamiseen menee tunti. Siksi meillä on yksinkertainen sääntö: tekoäly tekee luonnoksen, ja ihminen arvioi, karsii ja muokkaa sitä, kunnes se on hyvä. Aina.

Hyvä kokeilu ei vielä ole uusi toimintatapa

Kun yhden konsultin hyvästä tavasta tulee koko tiimin tapa, käyttöönotto nousee keskiöön. Jokainen uusi toimintatapa suunnitellaan, testataan oikeissa projekteissa ja otetaan käyttöön. Sen jälkeen tiimi koulutetaan, ja asiaa kerrataan, kunnes siitä tulee rutiini.

Yhtä tärkeää on uskaltaa lopettaa kokeilut, jotka eivät palvele tiimiä. Kaikki ei toimi, eikä huonoon ideaan kannata laittaa lisää aikaa vain siksi, että siihen on jo käytetty aikaa.

Mitä seuraavaksi?

HubSpotin Breeze Assistant on kehittynyt nopeasti, ja käytämme sitä päivittäin esimerkiksi palaverien valmisteluun ja CRM-tiedon kokoamiseen. Projektiemme laajuisiin konfiguraatioihin siitä ei vielä ole, mutta odotan innolla, että sekin onnistuu.

Konfiguraatioiden automatisointi on roadmapillamme, ja etenemme siinä pala kerrallaan työkalujen kehittyessä. Siihen asti konsultti tekee konfiguraation itse. Selvitämme myös, voisiko tekoäly tarkistaa portaalin konfiguraation laadun ja muistuttaa projektin oikeista asioista oikeaan aikaan. Kaikki tämä etenee samalla tavalla: ensin testataan, sitten otetaan käyttöön.

Mitä asiakas tästä hyötyy?

Asiakkaalle tämä näkyy kolmella tavalla. Konsultilla on enemmän aikaa asiakkaan liiketoiminnalle ja vähemmän paperityölle. Laatu ei riipu siitä, kuka projektia vetää tai kuinka kiire hänellä on. Ja kun tieto kulkee mukana tapaamisista CRM:ään ja tiimiltä toiselle, asiakkaan ei tarvitse kertoa samoja asioita kahteen kertaan.

En tavoittele tiimiä, joka tekee enemmän ja nopeammin. Tavoittelen tiimiä, joka tekee parasta työtään joka kerta ja jolla on siihen aikaa.

Lotta Laukkanen
COO, Kaksio Labs

Mietitkö, missä kohdissa tekoäly voisi tehdä tilaa teidän tiimin työlle? Lue, miten autamme tekoälyn käyttöönotossa.