Case: Kolme verkkosivua kahdessa kuukaudessa

Kaks.io Labs
14.7.2020

Vierivä kivi ei sammaloidu, eikä Kaks.io Labsilla huilata edes kesällä! Otimme pari vuotta sitten haasteen vastaan: yksi asiakas, kaksi kuukautta ja kolme laajaa verkkosivustoa. Toteutimme Invalidisäätiön HubSpot-käyttöönoton ja kolmen verkkosivuston lanseerauksen taannoin kesä-heinäkuun aikana. Tavoitteena oli luoda helposti käytettävät, löydettävät ja intuitiiviset verkkosivut oppilaitossektorille.

Säätiö, jolla on tärkeä tehtävä

Invaliidisäätiö on säätiö, joka perustettiin vuonna 1940 talvisodassa vammautuneiden hoitoa, kuntoutusta ja ammatillista koulutusta varten. Suomalainen yhteiskunta on kehittynyt merkittävästi sitä seuraavien vuosien aikana ja Invalidisäätiö on pysynyt kehityksessä mukana muuttamalla omaa toimintaansa pystyäkseen täyttämään alati muuttuvan yhteiskunnan odotuksia.

"Tavoitteenamme on varmistaa parhaalla mahdollisella tavalla, että kaikki yksilöt ovat osa yhteiskuntaamme", sanoo Leena Hallamaa, HR-johtaja Invaliidisäätiöllä.

Filosofianamme on, että jokainen ihminen on arvokas omana itsenään

Pysyäkseen muuttuvan yhteiskunnan mukana Invalidisäätiö on päättänyt toteuttaa brändiuudistuksen kaikille sen kolmelle brändille (Invalidisäätiö, Ammattiopisto Live, Live Palvelut) sisältäen uudet verkosivut ja alustan markkinoinnin ja myynnin työkaluille keväällä 2018. Brändin uudistusten jälkeen Invalidisäätiö aloitti verkkosivujen uudelleensuunnittelun. Alustaksi Invalidisäätiö valitsi HubSpotin ja design- ja teknologiakumppaniksi valikoitui Kaks.io Labs.

Kuulostaako suoraviivaiselta? Tässä on jutun juju: Päivitys sisälsi kolme uutta kotisivua, hieman alle 400 erillistä verkkosivua, jotka tehtiin kahdessa kesäkuukaudessa (kesäkuussa ja heinäkuussa). Vaikeusastetta lisäsi tarve saada verkkosivuista helppokäyttöisiä ja helposti saavutettavia. Merkittävällä määrällä Invalidisäätiön asiakkaista on erikoistarpeita, joihin sisältyy myös erilaisia vammoja, loukkaantumisia, sairauksia tai muita erityisiä tarpeita, mikä pitää ottaa huomioon UI- ja UX-suunnittelussa.

Kolme uutta verkkosivustoa nopealla aikataululla

Invalidisäätiön tavoitteena oli rakentaa kolme täysin uudistettua verkkosivustoa modernilla ulkoasulla. Sivustojen tuli olla myös helposti käytettävissä ja saavutettavissa, sekä navigoinnin piti tuntua intuitiiviselta kaikkien sidosryhmän jäseniä ajatellen. Käytännön tavoitteina olivat:

  • Julkaista kolme laukaisualustana toimivaa verkkosivustoa ennen elokuuta 2018
  • Lisätä kuukausittaista kävijämäärää 20% julkaisua seuraavan kolmen kuukauden aikana Growth Driven Designin avulla.

Vere HubSpot Design

Ensimmäinen tavoite on oli kriittistä saavuttaa ajoissa, koska syyslukukausi oli alkamassa elokuun 13. päivä ja uusi sivusto ammattopistolle livelle (osa Invalidisäätiötä) täytyi olla siihen mennessä valmiina. Toinen tavoite oli säätiön arvojen mukainen: sen sijaan, että kerättäisiin iso kasa inbound-liidejä, päätavoitteena oli mahdollisimman suuri yleisö ja näkyvyys säätiön tärkeälle sanomalle. Toissijaisena tavoitteena oli kasvattaa orgaanisten käyntien määrää, sekä uusien markkinoinnin kvalifioimien liidien hankinta.

Jämäkkä projektinhallinta

Projekti alkoi istumalla projektitiimin kanssa alas suunnitelemaan toteutusta. Invalidisäätiön brändin muotoillut toimisto toimitti Kaks.io Labsille Invalidisäätiön uuden brändikirjan, joka toimi ohjeistuksena värien, fonttien ja kuvien valitsemisessa.

Strateginen osio aloitettiin ennen tekniseen työhön ryhtymistä. Invalidisäätiölle luotiin ostajapersoonat, suunniteltiin tulevaisuuden työtehtävät, hahmoteltiin asiakaspolut ja asetettiin tavoitteet projektille. Uudelle sivulle luotiin näiden pohjalta toivelista sekä sivustokartta ja navigaatiot.

Seuraavaksi Kaks.io Labs ryhtyi suunnittelemaan teknistä toteutusta. Projektia suunnitellessa oli syytä ottaa huomioon myös lain asettamat rajaukset. Tiimit loivat yhteistyössä tarkan projektisuunnitelman, joka sisälsi myös suuntaviivat projektin hallinnasta. Näiden myötä luotiin myös hallinnolliset ohjeistukset, jotka ovat kriittisiä tämän kokoisissa verkkosivuprojekteissa. Kun suuntaviivat olivat selvillä, oli Kaks.io Labsin tiimi valmiina rokkaamaan!

Aikatauluissa pysymisen kannalta oli tärkeätä sopia toteutuksen rytmistä ja roolijaosta. Koska Ammattiopisto Liven sivusta oli kaikista tärkein, kaikki voimavarat suunnattiin Launch Pad -sivuston luomiseen mahdollisimman nopeasti. Kaksi muuta sivustoa, Invalidisäätiön oma sivu ja Live Palvelut, aloitettiin muutama viikko myöhemmin. Rooleista puheenollen, Kaks.io Labs oli vastuussa yksittäisten pohjien luomisesta ja teknisten ongelmien ratkaisusta sekä sivuston teknisestä kehittämisestä. Invalidisäätiön tehtävänä oli tuottaa tekstisisällöt uudistetuille sivustoille.

Vere HubSpot Design

Kaks.io loi malliversiot kaikista sivuista oikeilla fonteilla, värimaailmalla ja placeholdereilla kuvia varten. Laajamittainen HubSpot-koulutus oli valmis alkamaan. Kaks.io Labs opetti viittä Invalidisäätiön avainhenkilöä käyttämään HubSpotia ja tekemään muutoksia verkkosivuille. Kloonaamalla Invalidisäätiö pystyi luomaan toisen ja kolmannen asteen sivut itsenäisesti. Seuraavaksi vuorossa oli kuvien valikoiminen sivustolle. Ne valittiin tarkasti kuvapankista tukemaan uutta brändiä ja sen visuaalista identiteettiä.

Kävijöiden houkutteleminen ja päivitysten tekeminen helpoksi

Yksi sivuston päätavoitteista oli tuoda verkkosivuille merkittävästi lisää vierailijoita. Tätä lähestyttiin sivuston entistä helpommalla käytettävyydellä: tavoitteena tarjota oikeanlaista sisältöä helposti sitä etsivälle ihmiselle. Kerättyjen palautteiden ja edellisten sivustojen analytiikan perusteella, sisältöjä lähdettiin ryhmittelemään  uudella tavalla ja sen myötä koko sivuston sisältöpolkuja muokattiin vastaamaan käyttäjien tarpeita. Sisällöistä luotiin kolme keskeisintä sisältöklusteria hakukonelöydettävyyden parantamiseksi. Näitä varten luotiin myös omat teemoja kokoavat pääsivut (pillar page), jotka sisälsivät kaikista keskeisimmät alateemat ja avainsanat.

Vere HubSpot Design

Invalidisäätiön työntekijät koulutettiin HubSpotin käyttämiseen ja osallistettiin mukaan projektiin heti alkuvaiheesta lähtien. Invalidisäätiön tiimi oppi projektin aikana työstämään sivuston tekstejä ja kuvia itsenäisesti sekä tekemään päivityksiä sisältömoduleihin. Kaks.io Labsin tehtäväksi jäi keskittyä sivuston tekniseen toteutukseen, josta hyvänä esimerkkinä sivuston teemaan rakennetut räätälöidyt modulit. Näiden avulla sivustostoa oli helppo muokata asiakkaan itsensä toimesta mutta silti säilyttäen sivuston yhtenäisen rakenteen ja yhtenäisen visuaalisen ilmeen teknisen toimivuuden. 

Saavutettava sivusto kaikille

Varmistaakseen sivustojen saavutettavuuden, tiimi piti erillisen suunnittelupalaverin ymmärtääkseen kaikkia eri haasteita, joita muun muassa oppimisessa haasteita olevilla tai näkövammaisilla asiakkailla on. Sivuston teksti kirjoitettiin selvästi ja tekstistä puheeksi-ominaisuus lisättiin. ReadSpeakerin tekstistä puheeksi -moduuli valittiin käytettäväksi opiston sivuilla. Sivustot testattiin JAWS näytönlukijalla ja muutoksia tehtiin palautteen perusteella. 

HR-järjestelmän integroiminen

Jotta verkkovierailiojoille voitaisiin tarjota mahdollisimman laadukas kokemus, Invalidisäätiön HR-järjestelmä Sympa HR integroitiin myös sivuihin. Invalidisäätiöllä on satoja työntekijöitä joiden kontaktitiedot pitäisi jakaa sivustoilla. Kaks.io toteutti hakutoiminnon, jota käyttämällä käyttäjät voivat etsiä työntekijöitä monien hakukriteerien avulla. Niihin kuuluivat muun muassa etunimi, sukunimi, titteli ja sijainti.

Tieto itsessään talletettiin HubDB:n avulla yksinkertaisen toimeenpanon ja helpon käytettävyyden takia. Toistuvien muutosten takia integraatio rakennettiin HR-alustan ja HubSpotin välille. HR-serveri lataa päivittäin CSV-tiedoston kolmannen osapuolen serverille. Koska tiedostoa ei voida muuttaa HR:n puolella sitä muokattiin sisältämään vain relevantit työntekijät serverillä. Toimenpide on aktivoitu toimimaan päivittäin tiedostosiirron jälkeen ja sen jälkeen muutettu tieto päivitetään HubSpotiin käyttämällä HubDB API:a. Näin kontakti-informaatio on aina ajantasalla ilman ihmisten tarvetta.

Vaikuttavia tuloksia ja menestyksekästä yhteistyötä

Vere HubSpot DesignIntensiivisen kesän jälkeen kaikki kolme verkkosivustoa testattiin, optimoitiin ja julkaistiin ajallaan. Tämä oli itsessään jo suuri saavutus.

"Kaks.io:n omistautuminen on ollut hämmästyttävää. Voin vain kuvitella kuinka monta kesälomapäivää on siirretty projektin takia, mutta sitä ei koskaan näkisi päältäpäin. Päinvastoin-Kaks.io:n yllätykset ovat aina olleet positiivisia, kun he ovat olleet aina muutaman askeleen meitä edellä." Leena toteaa.

Sen lisäksi työ ei loppunut lanseeraukseen. Jotta kävijämäärätavoite saavutettaisiin, yhteistyötä jatkettiin HubSpotin Growth Driven Design ja jatkuvien inbound-palveluiden muodossa. Tämä tehtiin käyttämällä HubSpotin alustaa, johon kuuluu muun muassa CRM, myynnin ja markkinoinnin työkalut.

Syksyllä tehdyn kovan työn jälkeen kävijätavoitteet eivät pelkästään täyttyneet vaan myös ylittyivät. Vuoden loppuun mennessä kuukausittainen kävijämäärä kasvoi noin 27%. Sen lisäksi käynnit orgaanisen haun kautta kasvoivat 34% ja MQL:ien määrä kasvoi 21%. Sekä Invalidisäätiö, että Kaks.io Labs olivat enemmän kuin tyytyväisiä tuloksiin.

Vere HubSpot DesignVerkkosivuprojektin jälkeen Invalidisäätiö ei osoittanut hidastamisen merkkejä. He ovat sukeltaneet syvälle muihinkin HubSpotin ulottuvuuksiin yhdessä Kaks.io Labsin asiantuntijoiden kanssa. Tämä projekti on sisältänyt myynnin-, markkinoinnin- ja palvelutyökalujen asentamisen ja hienosäätämisen, sekä digitaalisten palveluiden suunnittelua HubSpotin alustan päälle. Pysykää valppaina, sillä lisää on tulossa!

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Ja pysy ajan tasalla viimeisimmistä uutisista, julkaisuista ja HubSpot-käyttövinkeistä.