Aiemmin Finn Recyclinginä tunnettu Resand pyrki sovittamaan uuden brändäyksensä yhteen muuttuvan identiteettinsä ja globaalin laajentumisen tavoitteidensa kanssa. Yhdessä Resand ja Kaksio aloittivat projektin, jossa muutettiin sekä Resandin verkkosivusto että CRM-kulttuuri. Vaikka verkkosivuston uudistus oli projektin ensimmäinen osa, yrityksen ensisijainen haaste liittyi toimintojen tehokkaaseen järjestämiseen.
Resandilla on noin 40 työntekijää eri puolella Eurooppaa. Sekoitus sisäisiä työntekijöitä sekä ulkoisia konsultteja loi yritykselle haasteita rakenteellisen koordinoinnin puuttuessa ja hankkeiden hallinnan sirpaloituneen lähestymistavan vuoksi. Excel-taulukoiden käyttö, vaikka aluksi kätevää olikin, osoittautui riittämättömäksi edistymisen seurantaan ja merkityksellisten näkemysten luomiseen.
Tunnistettuaan tarpeen uudelle ja kattavalle CRM-järjestelmälle, Resand päätyi valitsemaan ohjelmistojen joukosta HubSpotin sen kattavien ominaisuuksiensa vuoksi, ja olihan myös äskettäin uudistetut verkkosivut rakennettu HubSpotin päälle. Onnistunut yhteistyö verkkosivuprojektissa Kaksion kanssa avasi tien jatkaa yhdessä myös CRM:n käyttöönottoprojektissa.
Resandin siirtymistä hajanaisista taulukoista HubSpot CRM:ään leimasi sujuva ja yhteishenkinen työskentely Kaksion kanssa. Resandin Managing Director Carsten Stoeltingillä oli aluksi epäilyksiä projektin monimutkaisuudesta, mutta Kaksion asiantuntemus ja sitoutuminen poistivat huolenaiheet nopeasti.
"Minulla oli aina tunne, että koko Kaksion tiimi ja projektin vetäjä Lotta Laukkanen ymmärsivät, miten olimme työskennelleet aiemmin ja miten voimme kehittää vanhoja työskentelymenetelmiämme paremmiksi HubSpot-ympäristössä. Tämä oli todella vaikuttavaa nähdä", kertoo Stoelting
Kun yrityksessä otetaan uutta ohjelmistoa käyttöön ja omia päivittäisiä toimintatapoja tulee muuttaa, yksi mahdollinen este uuden ohjelmiston käyttöönotossa voi olla muutosvastarinta – erityisesti, jos tiimissä on eri teknisen osaamisen tasoja.
"Suurin epäilykseni oli, voisimmeko työskennellä niin uuden ja hienon ohjelmiston kanssa", Stoelting huomautti. Kuitenkin huolenaiheet vähenivät pia kun uutta järjestelmää päästiin käyttämään. "Kaikki työskentelevät uuden CRM:n kanssa erittäin myönteisellä tavalla, ja käyttäjät kertovat minulle, kuinka se on hyödyllinen työkalu. Kaiken kaikkiaan uuden CRM:n vastaanotto on ollut pelkästään positiivinen", Stoelting kertoo.
Uuden CRM-järjestelmän käyttöönoton edut olivat lähes välittömät. Yksi ensimmäisistä asioista, jonka Stoelting mainitsi prantuneen, oli tapa, jolla Resand piti viikoittaiset myyntikokouksensa. Uuden CRM:n ansiosta kokoukset ovat nyt paljon tehokkaampia verrattuna vanhaan tapaan toimia. Keskitetty työkalu, joka on koko tiimin käytössä ja lisääntynyt data ovat menestyksen ytimessä.
"Projektiemme läpinäkyvyys on ehdottomasti paljon selkeämpi, ja on selvää, missä vaiheessa projektit nyt ovat ja mitkä ovat seuraavat vaiheet", Stoelting selventää.
Kaksiolla oltiin myös tyytyväisiä yhteisen projektin sujuvaan etenemiseen sekä iloitsi Resandin. Lotta Laukkanen, Kaksion konsultti, avasi tuntemuksiaan työskentelystä Resandin kanssa.
‘’Tavoitteenamme oli jalostaa Resandin nykyiset prosessit Hubspotissa niin, että työkalu olisi myyjille helppo ja prosessi säilyisi tuttuna. Yhteistyö Resandin kanssa sujui mutkattomasti, ja vaikka kyse oli teknologisesta harppauksesta, henkilökunnan motivaatio ja into uuteen välittyivät jokaisessa tapaamisessa. Lopputulos ylitti odotuksemme, tuoden heille Hubspotin modernit ratkaisut ja parantuneen läpinäkyvyyden.’’ - Kertoo Laukkanen.
Stoelting myönsi, että todellinen haaste on ylläpitää tietojen tarkkuutta ja kurinalaisuutta tulevien kuukausien aikana. "Tiedon aina ajan tasalla pitäminen, projektien ja tietojen päivittämisen kurinalaisuus, tämä tulee olemaan yksi suurimmista haasteista, jotka meidän on otettava huomioon seuraavien kun aikaa kuluu ja alkuinnostus laantuu." Hän toteaa
Resandin matka kohti järjestelmällisempää ja tehokkaampaa lähestymistapaa liiketoimintatoimintoihin on hyvässä vauhdissa HubSpot CRM:n käyttöönoton, uuden modernin ja käyttäjäystävällisen verkkosivuston sekä Kaksio Labsin yhteistyön ansiosta. Aikaiset hyödyt ovat lupaavia, projektien läpinäkyvyys parantunut ja myyntikokoukset virtaviivaistettu. Kaiken kaikkessaan Resand on luottavainen uuden CRM:n mahdollisuuksista tukea globaalia laajentumistaan.
"CRM-projektimme alussa en tiennyt, miten voisimme ottaa uuden CRM:n käyttöön, mutta sitten hyppäsimme vain kylmään veteen. Projektin aikana minulla oli aina tunne, että Kaksio ja Lotta huolehtivat meistä ja koko prosessista. Ajan mittaan projekti ei ollut uimista kylmässä vedessä, vaan uimista mukavassa lämpimässä ympäristössä", Stoelting tiivistää projektin.