Jay Solutions on suomalainen raportointi- ja analyysityökaluihin keskittynyt yritys, joka tarjoaa sijoittajille, säätiöille ja sijoitusyhtiöille skaalautuvaa ja asiakaslähtöistä koontiraportointia sekä raportoinnin työkaluja. Yritys kehittää palveluitaan jatkuvasti asiakkaidensa kanssa hyödyntäen modernia teknologiaa, kuten pilvipalveluita ja koneoppimista.
Kahdeksan vuotta sitten Jay Solutions irtaantui varainhoitoyhtiö Jam Advisorsista keskittyen liiketoiminnassaan raportointiin ja raportoinnin työkalujen kehittämiseen asioihin. Irtaantumisen jälkeen myyntiprosessit jäivät toiseen yritykseen ja toiminta aloitettiin puhtaalta pöydältä. Toiminnan kasvaessa myös toimivan CRM-järjestelmän tarve nosti jatkuvasti päätään. Yrityksellä oli joukko asiakkaita ja kovat kasvutavoitteet, mutta käytössä oleva järjestelmä ei palvellut tarpeita. Oli vaihdettava uuteen.
Kattavan kartoituksen ja järjestelmien vertailun jälkeen päädyttiin lopulta HubSpotiin sen ominaisuuksien vuoksi. Jay Solutionsin Head of Sales Juha Raumolin kertoo, että valintaan vaikutti erityisesti HubSpotin tarjoamat mahdollisuudet oman liiketoiminnan skaalaamiseen.
"Halusimme kustannustehokkaan järjestelmän riittävän isolta sekä luotettavalta toimijalta. HubSpot tekee riittävästi tuotekehitystä tarpeisiimme, ja mahdollistaa meille tulevaisuudessa myös liiketoiminnan laajentamisen esimerkiksi digimarkkinoinnin puolelle."
Raumolin kertoo, että Jay Solutionsin tiimissä on CRM-osaamista, mutta syväosaaminen HubSpot-järjestelmästä puuttui. Projektiin haluttiin avuksi kumppani, Kaksio Labs.
"Meillä on sisäisesti vähän ymmärrystä CRM-järjestelmistä, mutta HubSpot-sparraus oli tarpeen. Lopputulos on aina parempi ketterän kumppanin kanssa."
Ensimmäiseksi projektissa lähdettiin muotoilemaan myyntiprosesseja. Jay Solutionsin tiimissä tunnistettiin alan haasteet: myyntityö ei ole toimialakohtaista, prosessit ovat pitkiä ja kohderyhmä rajattu. Käytössä olevat CRM-järjestelmä oli kustomoitu aiemman yrityksen tarpeisiin ja myös myyjistä suuri osa jäi vanhaan yritykseen. Kaksio Labsin liiketoimintamuotoiluun erikoistuneiden asiantuntijoiden avustamana lähdettiin miettimään, millaiset prosessit palvelisivat nykyisen yrityksen tarpeita ja miten.
"Kaksiolla on erinomaista myynnin osaamista, mitä tulee myyntiprosessien muotoiluun ja raportointiin. Emme olleet edes ajatelleet, että raportointi voisi olla niin kattavaa. Toiveemme kohtasivat Kaksion ketterien toimintamallien kanssa loistavasti ja projektissa saatiin esiin parhaat käytännöt juuri meidän liiketoimintaamme ajatellen", Raumolin kertoo.
Projekti sujui ketterästi ja uusi CRM-järjestelmä on laajasti otettu käyttöön koko organisaatiossa. Muutoksen myötä myös yrityksen toimintatapoihin on tullut toivottua muutosta.
"HubSpot on otettu talossa hyvin vastaan. Mikä tärkeintä, on data aina oikeassa paikassa ja oikein. Tavoitteenamme on saada HubSpot vielä kokonaisvaltaisemmin käyttöön koko organisaatiossa ja tällä hetkellä koulutamme uusia käyttäjiä järjestelmän piiriin", Raumolin sanoo.
Erityisesti HubSpot-järjestelmän käytön helppous lämmittää Jay Solutionsin tiimiä. Myynti ja myynnin ennustaminen on helpompaa kuin ennen ja HubSpotin hyödyt näkyvät Raumolinin mukaan konkreettisesti parantuneena asiakaskokemuksena.
"Pystymme nyt palvelemaan asiakkaita personoidusti, kun data palvelee juuri tiettyä asiakasta tämän haluamalla tavalla. Asiakaskokemus on parantunut roimasti. Pitkällä tähtäimellä näen, että voimme johtaa ja tehdä tiedolla parempia päätöksiä ja näin ollen myös parantaa liiketoimintaamme."
Kaks.io Labsia Raumolin suosittelee kumppaniksi erityisesti sellaisiin projekteihin, joissa halutaan konkreettisia muutoksia ketterästi ja nopeasti.
"CRM-järjestelmän käyttöönotto ja koko projekti eteni koronasta huolimatta sujuvasti etäyhteyksillä. Saimme kumppanista juuri ne hyödyt, joita halusimme ja paljon enemmän: substanssiosaamista, konkreettista lisäarvoa ja HubSpot-sparrausta."